Como condición primordial, la energía creativa necesita espacios ordenados y despejados para fluir libremente, es por esta razón que a mayor cantidad de objetos, mayor desorden y menor espacio disponible, es más difícil trabajar. Para hacer frente a esta problemática, en Japón desarrollaron en la década del 60’ la metodología/filosofía de las 5S para impulsar espacios laborales limpios y organizados, permitiesen mejorar la productividad y la seguridad dentro de las empresas.

La denominada estrategia de las 5S representa distintas acciones expresadas en cinco palabras que comienzan con S: Seiri (clasificar), Seiton (orden), Seiso (limpieza), Seiketsu (limpieza estandarizada) y Shitsuke (disciplina).

Sodexo, líder en la integración de Servicios de Calidad de Vida ha implementado esta metodología obteniendo importantes beneficios entre los que se destacan eficiencia en el uso de los espacios, una mejor organización de bodegas, rapidez a la hora de encontrar artículos, reutilización de equipos y almacenamiento libre de contaminación, entre otros aspectos.

“Aplicar la metodología de las 5S mejora sustancialmente la calidad de vida de los ambientes de trabajo, generando lugares organizados, de acceso fácil, con mayor control, contribuyendo al bienestar las personas ya que le ayuda a sentirse más seguras en su entorno físico. La metodología es sencilla de implementarse y puede incluso aplicarse en el hogar”, destacan desde la Red de Expertos de la compañía.

La metodología 5S considerar cinco etapas:

Fase 1 – Clasificación (seiri): identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, y desprenderse de los que no lo son. Para esta etapa Sodexo sugiere:
 Deshacerse de todo lo que no se haya usado en un año.
 Lo que se usa al menos una vez al mes debe ubicarse en un estante o archivo cerca del escritorio.
 Lo que se usa una vez por semana debe guardarse en los cajones del escritorio.
 Los elementos utilizados una vez al día se dejan en el puesto de trabajo, ordenados y clasificados.

Fase 2 – Orden (seiton): básicamente consiste en poner “cada cosa en su lugar”, para encontrar los objetos de manera fácil y rápida. En esta etapa Sodexo recomienda:
 Definir el orden en función del uso de los objetos.
 Estandarizar los puestos de trabajo.
 Identificar con etiquetas los distintos lugares para guardar elementos como útiles de escritorio, papeles, documentos, etc.

Fase 3 – Limpieza (seisō): una vez despejado y ordenado el lugar de trabajo, resulta más fácil su limpieza. Acá deben identificarse las fuentes de suciedad y realizar las acciones necesarias para centralizar los desperdicios. Ejemplo: basureros identificados para papeles y reciclaje, basureros identificados para latas, señalética en los baños, etc.

Fase 4 – Estandarización (seiketsu): consiste en la detección de situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos. Si bien las etapas previas de las 5S pueden aplicarse de manera puntual, en esta etapa deben crearse estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Al respecto, Sodexo destaca que es importante:
 Hacer evidentes las consigna de “identificación de zonas” (por ejemplo, destacar basureros).
 Favorecer una gestión visual (Ejemplo: etiquetas llamativas en zonas donde dejar las tasas de café ya usadas).
 Estandarizar y comunicar las medidas de orden y limpieza

Fase 5 – Mejoras (shitsuke): la idea de esta etapa es trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas en el ciclo anterior, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua. Si esta fase se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.

“Los resultados de la metodología 5S inciden tanto en la productividad como en los niveles de satisfacción del personal respecto a los esfuerzos que han realizado para mejorar las condiciones de trabajo. La aplicación de esta técnica tiene un impacto a largo plazo y su implementación es, sin duda, uno de los primeros pasos de cambio hacia la mejora continua”, concluyen los especialistas de Sodexo.

Cabe destacar, que Sodexo es adherente a Red Pacto Global Chile, entidad de las Naciones Unidas que en Chile funciona al alero de la UNAB.

Sodexo recomienda cómo mantener los espacios de trabajo limpios y ordenados